對絕大多數從事外貿業務的企業來說，現在的外貿業務在很大程度上依賴郵件進行，管理好客戶資源和業務信息，降低企業風險，是每一個外貿企業都必須考慮的問題。
外貿郵件管理軟件-TradeMail，主要有以下幾個方面的作用：
1. 察看公司各部門、員工的郵件處理狀況
業務郵件的處理進度怎麼樣？郵件內容是不是符合公司的要求？這個月外貿員聯繫了几家客戶，處理的情況怎麼樣？可以讓企業管理者一覽無余，為下一步決策提供最珍貴的一線資料。
2. 授權公司的員工使用和管理郵件
可以按照公司的管理制度，分級授權公司員工對郵件的使用權限。是不是可以刪除郵件、是否可以使用公司的公共郵箱、是否允許察看別人的郵件等等。在這裡，也可以按照管理者、部門經理、一般權限用戶的級別進行快速設置。
3. 自動分發郵件、提高業務效率
對於發往公司公共聯繫人的郵件，可以根據事先的設置，自動分發給具體的業務員處理，提高公司的業務響應速度。比如，具體來自某家客戶的郵件、來自具體網站的郵件、甚至對於新的客戶，可以平均分配給公司的業務員。
4. 客戶往來郵件自動歸檔
根據郵件往來，進行客戶關係管理。客戶聯繫人資料、業務來往紀錄、是潛在客戶還是一下訂單客戶，方便快捷的客戶關係管理，可讓公司領導一覽全局。
5. 統一管理備份公司郵件
公司的郵件資料的保管非常重要。傳統的方法是，每個業務員在自己電腦上處理郵件，如果電腦損坏、郵件被誤刪除、甚至惡意刪除，公司的損失將很大。採取統一管理的方式，統一數據庫管理，定時備份，確保郵件數據安全無憂。
6. 、內部轉發、任務提醒等貼心功能
除了在業務管理方面提供有力的支持外，外貿郵件管理軟件，還在很多細微處，貼心考慮用戶的需要。特別設計的郵件 、內部轉發、和郵件任務提醒等功能，更能夠讓用戶，在使用和處理郵件業務時得心應手。
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